Experiencia de un evaluador líder en una evaluación par remota de IAAC

Experienca en evaluaciones pares remotas:Durante esta pandemia se ha tenido la siguiente experiencia en la cooperación IAAC.La evaluación par estaba programada para el mes de marzo, pero debido a la pandemia COVID-19 esta tuvo que ser pospuesta hasta el mes de noviembre-principios de diciembre de 2020.El equipo estaba compuesto por 5 evaluadores pares y uno en entrenamiento en los alcances de certificación (2), laboratorios (3) e inspección (1). Por situaciones de vulnerabilidad y otros factores hubo cambios de evaluadores pares lo que afectó la evaluación en la revisión de la documentación y logística dentro del equipo.La evaluación remota gracias al apoyo del Organismo de Acreditación y de los evaluadores de pares que continuaron en la evaluación permitió tener acceso con suficiente tiempo para poder actualizar los primeros documentos recibidos del organismo. Pero generó algunos de los siguientes problemas:·        Al utilizar plataformas para descargas, solo se tiene un tiempo definido para poder tener acceso a la documentación subida por el OA, lo que requiere que la misma sea almacenada en la computadora o en la nube. Para nuestro caso se abrió una carpeta en la nube (DRIVE de Google) de manera que todos tengamos acceso a la misma documentación, para que al solicitar archivos y registros en la preparación de la evaluación remota se tenga el mismo documento.·        Al haber más de un año desde la recepción de la primera documentación hasta la evaluación remota requiere nuevamente la actualización de la documentación.·        Al ver esta situación, el OA abre un espacio en la nube y traslada allí toda la información para que el equipo pueda seguirla revisando, subir nuevos registros solicitados en la evaluación remota y otros documentos necesarios para continuar con la evaluación. Esto facilita enormemente el desarrollo de la misma.·        También el hecho que después de la definición de la realización de la evaluación remota ha sido notificada al grupo solo dan dos meses para la coordinación de la misma, lo que hace  que algunos de los horarios para los evaluadores deban ser modificados a la disponibilidad del tiempo que se tiene por cada uno de ellos.·        El problema que enfrentan los Organismos de Acreditación para la programación de Evaluaciones Remotas para la testificación de los diferentes OEC, hace que las testificaciones no se puedan realizar en su gran mayoría durante la evaluación remota dejando este punto pendiente para fecha posterior.El equipo para el desarrollo evaluación remota, utilizó la plataforma de IAAC (ZOOM). Esta permite hacer equipos/salones de trabajo los cuales se distribuyen por parte del coordinador. Para este caso mi persona fue el coordinador de la reunión.En la programación se definió la fecha en la plataforma, esta entregó la identificación y la contraseña que fuera requerida para la seguridad de la evaluación. La misma identificación y contraseña fue utilizada durante toda la evaluación.Al ser coordinador se puede realizar la invitación a los involucrados en la evaluación para su acceso a la plataforma.ZOOM es una plataforma estable y segura que se mantiene en todo momento, aún si el coordinador por cualquier circunstancia se sale de la reunión, esta se mantiene y permite al coordinador retomar la misma.Otras ventajas que se puede determinar al utilizar la plataforma de IAAC es que se tiene el control total de la evaluación y no se requiere de intermediarios que revisen la reunión, además que como coordinado uno puede moverse a los diferentes salones y apreciar el desarrollo de la evaluación realizada por los demás evaluadores, en especial de los evaluadores en entrenamiento, apoyándolo en lo que sea neceario.Parte de los problemas durante la evaluación fueron los siguientes:·        Estabilidad del interneto   Entrecortada de las conversacioneso   La velocidad de transferencia, a veces se tuvo que utilizar un segundo equipo para la conversación (whatsapp)·        Imprevisto de cortes de luz, falta del servicio de internet.·        Como coordinador estar al pendiente de que las personas pudieran acceder a los salones de trabajo.Al ser el organismo de acreditación relativamente grande es posible no interferirse con los otros evaluadores, solo en situaciones donde se requiere a unidades como la que maneja el sistema de gestión, recursos humanos y otras en donde el accionar de esta influye en todos los campos del actuar del Organismo de Acreditación hubo algún inconveniente que se logró solventar sin mayor problema.Durante la evaluación en la plataforma se crea un salón para: discusión exclusiva del equipo y coordinación para la continuidad de la misma, esto tiene un efecto positivo, aunque nos reunimos un par de horas después de cada día de trabajo, permitió el desarrollo de la evaluación de acuerdo a lo programado. En el caso de la testificación la comunicación se tuvo a través del correo electrónico con el evaluador par que pudo realizarla.Al finalizar la primera semana se dieron a conocer aquellos hallazgos que se consideraron con los involucrados a fin de discutirlos y aclarar aquellas dudas que pudieran darse con la alta dirección.El informe de la evaluación realizada durante la semana se estuvo trabajando con la información disponible así como los hallazgos que se dieron a lo largo de la evaluación. La discusión con la alta dirección, previa a la reunión final se tuvo 2 hora antes de la reunión final, en ella se discutieron los hallazgos y se solventaron aquellas dudas y preguntas que se dan por la alta dirección. La reunión final se realiza con el personal del OA a la hora programada de las 15:00 horas y finalizada sin atraso alguno.